Čo všetko potrebujete na bezchybnú organizáciu eventu?

Sezóna večierkov, firemných stretnutí a koncoročných eventov je v plnom  prúde. Ak aj vy plánujete podujatie, ktoré má zaujať vašich klientov,  obchodných partnerov či zamestnancov, pravdepodobne riešite základnú  otázku: čo všetko na úspešný event potrebujeme?

Elegantné priestory, dobrý program a kvalitný catering nestačia.  Správna príprava zahŕňa byrokraciu, logistiku, technické požiadavky aj  profesionálny inventár. Tu je prehľad, ktorý vám pomôže zorientovať sa.

Byrokracia a pravidlá, ktoré nemôžete ignorovať

Organizácia eventu nie je len kreatíva a zábava. Každé podujatie musí  spĺňať určité legislatívne a bezpečnostné požiadavky. Najčastejšie sa  riešia:

1. Výber a schválenie miesta - kapacita, dostupnosť, zázemie, podmienky, platby
2. Hlukové obmedzenia - limity stanovené obcou alebo mestom, výnimky pri exteriérových eventoch
3. Autorské práva a licencie - poplatky SOZA pri hudobnej produkcii, zmluvy s interpretmi, DJ-mi a technikou
4.  GDPR a ochrana osobných údajov - fotografie a videozáznamy, registrácia hostí
5.  Bezpečnosť a ochrana zdravia - toto býva pri eventoch kriticky dôležité – a často zabudnuté
6.  Požiarna ochrana – od únikových ciest, cez hydranty, až po potrebnú dokumentáciu
7.  Alkohol a gastro povolenia - veľmi časté v praxi! Od povolení na predaj alkoholu, až po pravidlá platieb na mieste.
8.  Doprava, parkovanie a dopravné obmedzenia
9.  Zmluvy so všetkými dodávateľmi - podceňovaná, no zásadná téma

A to sme zďaleka ešte neskončili. V závislosti od publika – detské, športové, VIP - môžeme pokračovať ďalej.  

Správna agentúra tieto povinnosti preberá na seba – čo vám značne ušetrí čas, aj riziká.

Inventár a technické vybavenie: základ, bez ktorého to nepôjde

Podľa typu podujatia budete potrebovať rôzny rozsah inventáru. A ten  väčšinou ďaleko presahuje „stoly a stoličky“. Eventová agentúra, ktorá  okrem organizácie ponúka aj prenájom inventáru, vám výrazne zjednoduší  logistiku – všetko príde naraz, v správnom počte a bezpečne  nainštalované. Od párty stanu, cez prenájom pódia, až po eventové osvetlenie.

Vhodné svetlo rozhoduje

Aj najkrajší event môže stratiť  šťavu, ak je v zlom svetle. Profesionálne nasvietenie dokáže rovnako  dobre zvýrazniť potrebné, ako skryť menej atraktívne časti, vytvoriť  správnu atmosféru a dodať priestoru ten správny drive. Prenájom párty osvetlenia od BigAgency posunie váš event o úroveň vyššie a postará sa o to, aby celé podujatie  pôsobilo profesionálne, prémiovo a vizuálne nezabudnuteľne.

Prečo sa neoplatí robiť event svojpomocne

Áno,  inventár si môžete prenajať aj samostatne. Ale ak nemáte skúsenosti s  organizovaním podujatí, čaká vás séria problémov: rozpočty, koordinácia  dodávateľov, časový manažment, technické pozadie, bezpečnosť hostí... A  úprimne – vlastnou cestou väčšinou neušetríte.  Riskujete, že zaplatíte niekoľkokrát: časom, stresom aj opravou chýb.  Zároveň stratíte čas, ktorý by ste mohli venovať hosťom a budovať vzťahy  – presne to, na čom pri evente záleží.